Intégrer ses outils métiers : guide pour TPE/PME

Qui mieux qu’un ou une dirigeante de TPE ou PME sait combien intégrer des outils métiers ne s’improvise pas ? Qu’il s’agisse d’outils disponibles sur le marché ou d’outils personnalisés développés sur mesure, l’implémentation de solutions logicielles n’est pas une mince affaire. Entre le budget à prévoir, le choix des technologies ainsi que l’anticipation de certains frais sur la durée comme une potentielle maintenance à prévoir, beaucoup ignorent comment bien s’y prendre.

Aussi, comment intégrer ses outils métiers au sein d’une TPE ou PME ? C’est la question du jour.

Du choix des solutions métiers

Chaque entreprise dispose en général d’outils métiers. Cela dépendra notamment de la taille de l’entreprise mais aussi et surtout, du secteur d’activité. Enfin, s’il faut bien reconnaître qu’un critère peut aussi être favorable ou non au choix d’une technologie métier, c’est bien le budget qu’il faudra compter.

Pour bien choisir les solutions métiers les plus adaptées à une entreprise et son secteur, il convient surtout d’abord d’analyser les besoins internes tout comme les potentielles limites. Voici des questions qui permettent souvent d’affiner ses besoins avant de souscrire à une solution :

• Quels sont les prérequis dans le choix d’une solution métier ?
• Quelle solution matche d’emblée le plus avec l’activité ?
• L’outil nécessite-t-il de la formation ?
• Quel budget faut-il allouer ? Par mois ou par an ?
• Faut-il prévoir de la maintenance ? Externe ou interne ?
• Faut-il prévoir l’achat ou la location d’un serveur pour héberger la solution ?
• La solution est-elle de type SaS ?

Vous l’aurez compris, ces questions sont nombreuses et pour certaines, incontournables. Parce qu’elles permettent de balayer des critères qui ne peuvent pas être écartés.

Shortlist de solutions métiers

Quand une entreprise shortliste des solutions logicielles avant d’émettre son choix final, il convient de bien benchmarker les élues. Pour être assuré(e)s qu’elles répondront aux besoins définis en amont.

Pour un logiciel RH, on s’assurera a minima que la solution prévoit bien d’intégrer tout changement juridique que le législateur est susceptible de voter puis publier. Pour un logiciel de comptabilité, idem ! Les normes comme les lois ne sont pas gadgets. Elles sont un cadre qui se paie cher lorsqu’il n’est pas respecté.

Pour un logiciel de gestion et suivi de projet, on s’assurera qu’il répond aux codes du genre. Les projets seront-ils archivables ? Seront-ils vraiment faciles à suivre ?…

Les ressources internes seront donc les mieux placées pour indiquer ce qui répondra réellement aux besoins terrains. Et si une solution conviendra mieux qu’un autre ou non.

L’intégration des Solutions métiers

Quand le choix de la solution est fait, c’est déjà une majeure partie du parcours qui est effectuée ! Reste alors la potentielle implémentation en interne dans l’entreprise.

Certaines solutions web ne nécessitent pas d’intégration. En revanche, d’autres peuvent impliquer un besoin d’intégration. Prenons le cas justement de célèbres outils largement plébiscités comme Monday. Il est dans ce type de cas courant de faire appel quand besoin est à un intégrateur de monday.com.

Une implémentation de qualité permet souvent de pouvoir utiliser la solution à J. Dès lors où toutes les conditions sont réunies pour que l’outil métier soit déployé et puisse être lancé en interne avec des premiers A/B tests puis de la formation si nécessaire.

Les pros de l’intégration de technos métiers le savent parfaitement. C’est quand tout est bien préparé au préalable qu’une intégration se fait rapidement et de manière fluide.

Comment bien choisir son intégrateur ?

N’hésitez pas à demander des recommandations si l’équipe qui vous propose la solution logicielle ne propose pas d’intégrer sa solution. Prenons le cas d’éditeurs de CRM qui ne sont pas français mais qui connaissent très bien le marché français. Il est fréquent que certains fournissent une liste d’intégrateurs de leur solution. C’est valable pour les CRM mais aussi pour des éditeurs de logiciels de gestion et suivi de projet.

N’hésitez pas bien entendu à vérifier les références d’un intégrateur. Ainsi que les potentielles structures pour lesquelles il travaille. Avec quelles technologies ? Hébergeurs si besoin ? Serveurs si nécessaire ?

Il va de soi que si vous disposez déjà d’un intégrateur local qui s’occupe de vos solutions, alors vous aurez le loisir de pouvoir le solliciter !

Ne perdez pas de vue que des entreprises d’intégration de solutions peuvent aussi être spécialisées dans l’implémentation de certains outils métiers. Alors regarder de ce côté peut aussi être un moyen de recourir à un prestataire dédié.

Hébergement d’une solution métier

Le type d’hébergement de la solution métier dépendra du logiciel choisi. Certains outils comme le célèbre SharePoint ont des prérequis bien particuliers. Tant en technos serveur qu’en sécurité. Son installation comme son déploiement sur serveur ne sont pas clé en main.

En revanche, d’autres solutions métiers disponibles aujourd’hui pour les business sur le web, ne nécessitent pas forcément d’hébergement. Dans divers cas, vous serez libres d’opter pour offres Cloud maison proposées par les éditeurs. Moyennant budget bien entendu.

Si pour vous ce jargon est trop complexe, n’hésitez pas là encore à vous faire accompagner tant par l’éditeur de la solution logicielle choisie que par un(e) pro de l’intégration. Afin que le déploiement puisse se faire ensuite dans les meilleures conditions. Et surtout, pour un fonctionnement interne optimale de votre solution métier !