Travailler en Freelance n’est pas mission facile tous les jours. Car quand bien même travailler à son compte en indépendant(e) peut présenter certains avantages, cela ne dispense pas pour autant les freelances de connaître les mêmes déconvenues que toute autre entreprise.
Et parmi les déconvenues, il y a les impayés. C’est à dire quand un(e) client(e) ne paie pas dans les délais convenus et indiqués en clair sur une facture, la somme affichée sur cette facture.
Devoir affronter un impayé n’est jamais simple. Dans un premier temps, on préférerait évidemment que tout soit bien payé dans les temps. Ce qui éviterait de mettre les trésoreries en difficulté et devoir entrer dans des échanges très formels. Hélas, pour des raisons diverses, les impayés font partie de l’univers de l’entreprise. Même quand on travaille en freelance, à son compte. Même quand on cadre relativement bien son activité et même quand la relation avec le client était au beau fixe.
Bref ! L’impayé est une des embûche que n’importe quel(le) professionnel(le) peut rencontrer. Et qu’il est important de traiter sans laisser traîner.
Sommaire
Définir clairement ce qu’est un impayé
Un impayé, dans le cadre du travail en freelance, désigne une facture émise par un travailleur indépendant(e) pour une prestation ou vente réalisée mais qui n’a pas été réglée par le/la client(e) dans les délais convenus.
Les délais sont importants ici. Non seulement importants, mais obligatoires.
Sur votre facture doivent apparaître :
- Date d’émission de la facture (obligatoire)
- Date de la prestation ou de la vente (si différente de la date d’émission de la facture)
- Date d’échéance de paiement (souvent « Paiement à réception » ou sous 30 jours) parfois appelée : Date d’exigibilité du paiement
Bien entendu, la facture représente le document comptable de base. Mais il ne vous dispense pas de disposer :
- d’un contrat qui lie les deux parties : vous et le/la client(e)
- des conditions générales de ventes (CGV) dans lesquelles sont listées en clair les conditions de paiement qui concerne vos prestations et les encadrent (mode de paiement, délai de paiement….)
Tout cela est en majeure partie obligatoire. Et pose un cadre. Même si ça n’évite pas un impayé de la part d’un(e) client(e). Hélas.
Relancer un impayé
Vous avez travaillé et votre facture est émise et envoyée au client.
Le délai de paiement court. Puis fini par être dépassé. Libre à vous de laisser plusieurs jours passer encore après la date d’exigibilité ou date d’échéance du paiement avant de passer à l’étape de la relance. Toutefois, il est fréquemment conseillé dans les textes de ne pas attendre après une date d’échéance de facture qui n’est pas encore payée, pour relancer. Car cela permet :
- à votre trésorerie de rester à jour et d’être saine
- d’avoir assez de trésorerie en cas d’imprévu
- de ne pas perdre de temps à vérifier si les dates de vos factures en attente de règlement sont à jour
Les premières relances en cas d’impayé ne sont pas toujours simples à effectuer sur l’aspect purement humain. Mais dans les faits, il faudrait ne pas se poser de questions et aller droit au but. Puisque votre facture est émise, le travail a été fait. Votre travail doit être rémunéré.
Aussi, par le biais qui vous convient, relancez votre client(e) en toute courtoisie. Le téléphone peut être utile. Mais un écrit reste. Vous pouvez donc mettre par écrit votre relance, notamment par email. En joignant votre facture impayée en pièce jointe.
Il n’est pas utile de faire long. Rappelez simplement les faits. Devis signé à telle date, prestation ou vente faite à telle date. Date d’émission de facture à telle date avec date de limite de paiement à telle date. Date dépassée de temps de jours (ou semaines). Si vous l’estimez utile, redonnez vos modes de paiement.
Relances automatisées
Si vous utilisez un logiciel web, n’hésitez pas à regarder dans les options si votre outil et son offre proposent l’automatisation des relances en cas de facture impayée. La plupart des logiciels de facturation intègrent cette option :
- avec envoi d’un email automatique en cas de facture impayée
- avec possibilité de personnaliser l’email de relance s’il y a facture impayée
Dans les automatisations comme par exemple sur Abby, selon l’offre choisie, il est possible d’intégrer un paiement en ligne (avec Stripe) à la facture.
Intérêt de la facture automatisée ? Vous ne perdez pas de temps à prévoir, rédiger et envoyer les emails de relance pour impayé. L’outil de facturation fait le job à votre place.
Les types de relance en cas d’impayé
Dans un monde parfait, un simple mail court avec votre ton habituel suffisent à obtenir votre paiement. Mais ce n’est hélas pas toujours la réalité. Aussi, voici les types de relances qui sont le plus souvent utilisées :
Relance simple (par e-mail ou téléphone) :
- Un rappel courtois dès le dépassement de l’échéance.
- Exemple : « Bonjour, sauf erreur de ma part, votre règlement de [montant] pour la facture [numéro] du [date] reste en attente. Merci de bien vouloir procéder au paiement dans les meilleurs délais. »
Relance formelle par e-mail ou courrier recommandé :
- Ajouter un ton plus ferme avec une date butoir.
- Exemple : « Sans réception du paiement sous 7 jours, des pénalités de retard seront appliquées conformément à l’article L441-10 du Code de commerce. »
Mise en demeure (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception – LRAR) :
- Dernier avertissement avant action officielle voire judiciaire.
- Mentionner un délai ferme (exemple : 8 ou 15 jours) et les pénalités applicables.
Quoi qu’il en soit, tous ces types de relance relèvent de ce qu’on appelle ‘AMIABLE’.
Quand faut-il opter pour une démarche de recouvrement en cas d’impayé ?
Factuellement, il faudra que vous puissiez justifier de votre démarche de recouvrement. Et donc avoir à disposition tous les documents prouvant qu’il y a bien impayé :
- La date d’échéance est présente sur la facture.
- La somme n’a pas été payée à la date d’échéance.
Notez que si vous passez par une société privée de recouvrement, tous ces documents et justificatifs vous seront demandés. Il va de soi que ces documents doivent au préalable avoir été transmis au client également, dans les délais qui convenaient alors.
Si vous disposez de tout ce qui vous permet de prouver qu’il y a impayé (devis signé/validé, commande signée, facture émise et transmise…) alors vous pourrez démarrer une demande de recouvrement de créance.
Dès qu’il y a dépassement d’un délai de paiement clairement affiché, vous pouvez entamer une démarche de recouvrement. Il est souvent recommandé de ne pas attendre. Toutefois, cela ne doit pas vous empêcher de faire a minima une première relance simple dans l’intervalle.
Pourquoi ? Parce que les démarches de recouvrement ont rarement des effets immédiats et peuvent avoir un coût. Venons-y :
Les recours en cas d’impayé en freelance
Si vous estimez avoir tout épuisé en termes de relances amiables auprès du client qui vous laisse avec une facture impayée, vous avez alors plusieurs options. Notez qu’il est largement préférable et souhaitable d’être passé(e) par l’étape de la phase amiable avant d’entamer un recours qui relève du contentieux.
N’hésitez donc pas à opter pour l’envoi d’une lettre de mise en demeure si cela n’a pas déjà été fait.
Concernant la phase relevant du contentieux, aucune des solutions n’est parfaite, soyons clair(e)s ! Mais elles ont le mérite d’exister. On entre donc là dans une phase qualifiée de contentieux :
- Demande en Injonction de payer : Il faudra remplir le formulaire Cerfa n°12948*06. Il est judicieux de parcourir la notice associée car le document fait 5 pages. Ce document peut bien entendu être renseigné avec l’appui de votre conseil (avocat(e) qui vous représente etc…). Une fois le formulaire rempli avec tous les documents qui attestent de la dette, il faudra le transmettre au tribunal compétent : Tribunal judiciaire ou tribunal de commerce. Exemple : Si le contentieux concerne deux professionnels, le tribunal de commerce est celui qui sera compétent en la matière
- Opter pour une société de recouvrement privée : Plusieurs entreprises peuvent prendre en charge votre demande en recouvrement. Il est d’ailleurs possible de gérer cette démarche à 100% en ligne donc à distance. Bien entendu, cette démarche aura un coût avec lequel il faudra compter. Cela dépend de la société choisie (forfait, abonnement, au résultat…). Parmi les exemples de cabinets de recouvrement connus, Rubypayeur est largement plébiscité.
Dans une majorité de cas, une des deux options permet de recouvrer la dette. Toutefois, une dette peut être contestée. Dans les deux cas, un conseil juridique n’est pas à exclure et il peut même être souhaitable. Certaines assurances professionnelles incluent un conseil juridique. Alors pourquoi ne pas utiliser ce moyen à disposition pour être orienté dans vos démarches ?
Prévenir les impayés
Les freelances expérimenté(e)s vous conseilleront largement d’inclure le plus souvent possible un acompte à vos prestations. L’acompte vous permet de toucher une partie de la somme avant la finalisation de vos travaux. Bien entendu, vous pouvez formaliser l’acompte dans un devis et si ce devis est validé et donc signé, vous devrez émettre une facture relative à cet acompte.
L’acompte n’empêche pas de devoir peut-être affronté un impayé, mais dans la prestation de service, il permet d’avoir touché une partie de l’argent notamment si vous avez commencé à travailler.
Relation de confiance
Pour des clients sur la durée qui vous font vivre des impayés à plusieurs reprises, libre à vous de continuer l’aventure. Toutefois, tenez compte des difficultés dans lesquelles ces impayés peuvent mettre votre trésorerie. Le fait est que cela érode fréquemment la relation de confiance qui s’était construite au fil du temps.
Les difficultés passagères peuvent toucher toutes les entreprises. Mais quand elles se répètent, cela n’est alors plus passager 😉
