Des Outils Collaboratifs, il en existe beaucoup. Cependant, en trouver qui soient de qualité, qui réussissent à vivre sur la durée sans passer par des phases de Mises à Jour si complexes que peu les effectuent ou encore qui répondent réellement aux principaux besoins courants en termes de fonctionnalités, c’est loin d’être une tâche simple et rapide.
C’est justement à ce titre qu’un outil tel que Confluence, apparaît comme une solution intéressante qu’il serait regrettable de ne pas envisager.
Sommaire
Confluence en quelques mots
Créé en 2004, l’outil Confluence est très plébiscité dans les entreprises, que ce soit pour être utilisé comme Wiki afin de réunir des connaissances et consignes en un seul endroit, ou pour être utilisé comme outil collaboratif. Confluence appartient en effet à la société éditrice de logiciel Atlassian, à laquelle on doit Jira et qui également propriétaire d’un autre outil relativement populaire, à savoir Trello.
Il est à noter que Confluence n’est pas un logiciel libre et Open Source comme le sont par exemple les CMS WordPress et Joomla. C’est un logiciel commercial et payant pour lequel il faudra disposer de licence(s) pour toute utilisation. Cet outil peut être par ailleurs proposé en tant que SaaS ou être installé directement sur le serveur du client utilisateur (à savoir donc couramment, sur les serveurs d’une entreprise cliente et utilisatrice).
Si Confluence est aujourd’hui si plébiscité, c’est en partie car il propose des fonctionnalités aussi efficaces que répondant à des besoins auxquels il est quasiment indispensable de répondre dans l’univers de l’entreprise. On y trouve ainsi par exemple et entre autres :
- De nombreux modèles de pages, des + simples au + alambiqués comme : Des pages de gestion de projet, de comptes rendus et suivi de réunions, de lancements de produits, de plans Marketings, de pages de Conseils (pages au format tutoriel)…
- Du Feedback possible en temps réel avec système de mention des utilisateurs/collaborateurs et système natif de commentaires.
- Un éditeur WYSIWYG (What you see is what you get) comme celui que l’on par exemple sur WordPress. Un éditeur donc à la fois simple et intuitif.
- De nombreux Plugins, qu’ils soient gratuits ou payants.
- Du linking interne et externe possible.
- La possibilité de connecter un annuaire LDAP.
- La possibilité d’importer de la doc déjà créée et existante au format Word.
L’outil est donc relativement puissant de manière native, mais donc l’être encore plus grâce à tout un catalogue d’Add-ons, qu’ils soient gratuits ou payants.
Quand Confluence est-il utile ?
Pour un Blogging loisir, ne serait-ce que de par son coût, cet outil sera souvent très rapidement exclu. Son design quant à lui, pouvant être attirant de par son minimalisme, dissuadera sans doute également de nombreux utilisateurs particuliers/grand public.
Nous sommes là donc principalement sur un outil créé à destination des entreprises.
Cependant, comme pour tout outil permettant de mettre en ligne du contenu, Confluence est puissant surtout pour certains usages, reconnus et d’ailleurs éprouvés, à savoir l’usage Wiki ou outil collaboratif à des fins de partages de connaissances, par exemple.
Pour de la GED (Gestion de Documents), on lui préférera sans nul doute un format SharePoint, quand bien même SharePoint, même dans ses dernières versions, reste relativement austères d’un point de vue design et Expérience Utilisateur (UX).
En l’occurrence, pour tester et éprouver actuellement l’outil en vue d’un usage de type Wiki, je confirme qu’il est tout particulièrement adapté. En revanche, pour que le Wiki envisagé soit facile à utiliser et intuitif dans sa navigation, la moitié du travail tiendra évidemment dans la construction d’un plan en amont de la mise en ligne des contenus. C’est en effet le sommaire du Wiki via le menu latéral mais aussi potentiellement via la page d’accueil, qui rendra un Wiki rapide et facile à utiliser.
L’éditeur de Confluence
L’éditeur de Confluence respecte les codes classiques de l’éditeur WYSIWYG. En bref, il est simple et intuitif. Vous voulez obtenir un résultat visuel attrayant sans vous prendre le chou ? Chaque item de l’éditeur vous le permettra aisément. Exemple en image :
Aussi, on a là par défaut, de quoi facilement positionner ses titres h1, h2 etc… Idem pour ce qui est d’insérer une photo/image, de placer une citation et/ou de passer en gras du texte.
La Page sur Confluence
Une fois une page créée sur Confluence, ensuite on peut très vite obtenir des résultats de mises en page très satisfaisant. Notamment grâce à l’outil dédié de l’éditeur pour ajouter des colonnes de tailles diverses (pouvant aller jusqu’à 3 par défaut en largeur).
On peut également très vite ajouter des sections et aller parcourir les petits modules intégrés pour agrémenter encore plus sa mise en page. Ces modules étant ici nommés : Macros. En bref, La rédaction comme la mise en page sont vraiment facilités pour rendre l’expérience utilisateur la plus agréable et efficace possible. Rien à dire sur cette fonctionnalité de l’outil !
Créations des Espaces et Pages
Si l’édition de texte et la gestion d’une page sont des actions relativement simples et rapides sur Confluence, la création des espaces et pages sur le Tableau de Bord sont nettement moins faciles à trouver et à effectuer. Difficile d’ailleurs de comprendre d’emblée, l’architecture/hiérarchie entre espaces et pages. Idem pour la partie Blog disponible qui est presque complètement à part.
Puisque je vais prochainement beaucoup utiliser cet outil, je reviendrai évidemment mettre à jour cette publication pour indiquer si je trouve que ce problème de compréhension et d’accès aux différents éléments du site sur l’outil disparaît à l’usage ou non. Mais après quelques jours d’utilisation, pour le moment, c’est toujours pareil : Pas clair !
Les Modèles de Pages
Voilà une des fonctionnalités qui rend l’outil puissant. Les mises en pages par défaut proposées sur Confluence, à savoir les modèles, sont aussi simples qu’utiles. De quoi gagner du temps si ces mises en pages basiques conviennent. En même temps pour un usage Wiki/base de connaissance, autant aller à l’essentiel non ?
On a ainsi accès à des modèles pour créer par exemples un article de conseil ressemblant fort au déroulant textuel d’un tutoriel. Idem pour de la carac produit ou encore des notes de réunions. Voici l’exemple du modèle d’article de dépannage :
Ce serait tellement bien si on avait le même type de modèle en natif sur WordPress ! Qui sait, on aura peut-être ça à terme ?
Administration sur Confluence
Là, tout n’est plus si simple lorsqu’on débarque sur l’outil. Il faut vraiment prendre le temps de s’habituer à la partie Admin pure de Confluence. Sur cet espace, par défaut, on a d’abord accès à la partie « Gestion des utilisateurs » sur laquelle je reviendrai à l’avenir via une publication dédiée (dans les mois à venir). La gestion d’accès, d’ajout de membre et de droits est pour le coup assez simple.
Pour la partie config et custo du site, là il faut passer à une seconde couche de l’administration. La partie customisation visuelle pouvant passer comme sur WordPress, par l’ajout et personnalisation de thèmes, via la rubrique Look And Feel de Confluence :
Par défaut, les possibilités de customisation sont relativement sommaires. Favicon et Logo du site pourront très vite être installés. Pour le reste, il faut une formation indispensable pour une prise en main de cette brique très importante de l’outil.
Conclusion :
Confluence est un outil très confortable pour ce qui est de rédiger des articles de type tutoriel et dépannage ou tout autre contenu qui nécessite d’aller à l’essentiel. La possibilité de mettre en page facilement des menus de navigations de différentes profondeurs, permet d’imaginer et créer des Wikis très exhaustifs.
Pourtant, la partie administration ainsi que la partie gestion des pages et espaces, ne sont aujourd’hui, à mon humble point de vue, pas assez accessibles. Ce qui n’est pas étonnant vu que le produit est principalement destinés à des pros et entreprises, qui disposeront très probablement d’équipe(s) dédiée(s) à ces parties de l’outil.
Cet article a pour vocation de présenter l’outil, pas à apprendre à l’utiliser. Des articles tutoriels sur Confluence sont cependant prévus pour le second semestre 2019 ;)
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Disposer d’un « wiki » ou d’une base de connaissance ou base informative quelle que soit la taille d’une structure, professionnelle ou associative par exemple, est aujourd’hui très important. Confluence, outil proposé par l’éditeur de logiciel Atlassian est largement plébiscité en la matière.
