Vous attendu entendu parler de GED et vous souhaitez savoir ce que c’est ? Vous recherchez la définition de GED ? Alors vous êtes au bon endroit.
Il est de moins en moins rare d’entendre parler de GED, notamment à l’ère du presque tout numérique et d’une réelle invitation des dirigeants à opter pour une digitalisation des entreprises.
Aussi, découvrons aujourd’hui la GED.
Qu’est-ce que la GED : Définition
Les lettres GED correspondent en bref à Gestion électronique des Documents. Il est donc rapidement question de créer et administrer une GED dans des structures de toutes tailles. Associations, TPE, PME ou plus grandes entreprises. En effet, la gestion documentaire est souvent cruciale dans une structure qui souhaite organiser correctement ses documents internes. Les conserver afin de pouvoir en disposer quand besoin est mais aussi au passage, de les archiver durablement.
La GED dans sa fonction la plus basique consistera à déposer puis classer des documents digitaux de tout type sur un serveur partagé. Quand dans d’autres cas, en fonction des besoins, les documents seront conservés via une GED propulsée par un logiciel dédié (gratuit ou payant).
Il va de soi que la GED pourra fréquemment impliquer que certains documents sensibles ne soient pas accessibles à tous les membres d’une structure. Aussi, une GED induit la plupart du temps une gestion des habilitations. C’est à dire qu’il aura fallu au préalable, définir des droits d’accès à certains membres de la structure et des restrictions potentielles pour d’autres.
Pourquoi opter pour de la GED ?
La GED est bien plus qu’un simple outil de stockage comme l’indique cette autre définition de la GED. C’est un écosystème numérique complet qui optimise la gestion des documents, améliore la collaboration et la sécurité des informations. En centralisant et en automatisant les processus, la GED booste l’efficacité de l’entreprise et facilite la prise de décision, tout en réduisant les coûts.
Depuis des années déjà, la transformation digitale des entreprises est en route. C’est dans le cadre de cette digitalisation que la GED intervient de plus en plus souvent. La pandémie de COVID 19 a joué un rôle indéniable dans l’accélération de cette digitalisation de nombreuses sociétés.
La GED permet en effet de donner un accès aussi rapide que simple à des employé(e)s à des documents par voie numérique. Besoin de trouver vite le cahier des charges finalisé pour la refonte de l’application de l’entreprise ? Pas de problème ! Le chef de projet ira sur la bibliothèque des documents Projets et pourra trouver son cahier des charges recherché.
Vous l’aurez compris, une GED est une organisation documentaire électronique qui lorsqu’elle est bien installée puis gérée, permet de devenir agile dans ses consultations et modifications de documents.
Dans le cadre d’une GED, différents types de documents pourront être hébergés. Documents de la suite Microsoft Office ou autres fichiers (médias images, photos, vidéos…). Idem pour des formats de la suite Adobe. Documents qui selon l’outil de GED choisi ou sa configuration, pourront être versionnés. C’est à dire qu’on pourra décider de conserver toutes les versions des documents ou par exemple seulement la dernière version à jour.
Bien entendu, la GED comme pour tout système hébergeant des documents, devra être sécurisée mais aussi impliquer une gestion de son espace. Car comme sur un téléphone ou un serveur quelconque, elle disposera d’un espace défini qu’il conviendra de respecter et d’aménager.
Pour que son installation soit pertinente, elle devra être facilement accessible, par exemple via des raccourcis sur le site interne de l’entreprise ou structure, comme via un intranet. L’accès pourra également être proposé via des liens disponibles sur un réseau social d’entreprise.
Quel logiciel pour faire de la GED ?
Il courant de découvrir que dans des structures petites ou plus vastes, c’est l’outil SharePoint de Microsoft qui remporte la palme du système de GED le plus utilisé. SharePoint permet en effet dans ses versions les plus récentes, permet de glisser et déposer en quelques secondes des répertoires de documents avec un classement similaire à ce qui était en place sur le PC ou Mac. Donc pas de surprise dans le fait que sa souplesse invite à en faire un outil de GED. Sachant que SharePoint propose par défaut un système pyramidal de droits d’accès qui fait une partie du job de définition de droits d’accès pour les salarié(e)s.
La GED pourra bien sûr comme déjà indiqué dans cet article, être un simple système de dépose et de classement de documents sur un serveur partagé. Cela impliquera en revanche une discipline dans le classement afin que tout cela ne devienne pas très vite désordonné.
Qui gère la GED ?
Voilà une question qui peut parfois être piquante selon les structures. S’occuper de gestion documentaire dans des très grosses structures comme dans des grands groupes à portée nationale ou internationale, implique de disposer de ressources qui géreront intégralement ou en partie la vie des documents de l’entreprise. Faire de la gestion documentaire, avec ou sans GED, peut être un travail à temps plein. Qu’il s’agisse de maintenir en interne l’outil de GED ou de piloter la GED pour différentes directions/équipes d’une entreprise.
Quoi qu’il en soit, certaines structures décident d’externaliser leur gestion électronique de documents à des entreprises dédiées. Quand d’autres préfèrent gérer en interne.
Vous savez désormais ce qu’est la GED à savoir la gestion documentaire électronique !
