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Qu’est-ce que le versioning en GED ?

par Griselidis
Publié le : Mis à jour le 440 Vues
versioning GED

Voici un sujet bien ciblé auquel peu pensent jusqu’au moment où du versioning vient à manquer alors qu’il n’était pas mis en place. Quand dans d’autres cas, un versioning activé sur une GED à haute densité d’activité finit par provoquer un manque d’espace et l’impossibilité de déposer de nouveaux documents ou d’enregistrer les modifications effectuées sur l’un d’entre eux.

Le versioning que beaucoup utilisent sans vraiment le connaître est un élément parfois crucial dans l’univers de la GED.

Alors ce fameux versioning c’est quoi ? Faut-il l’utiliser ? Découvrons cela aujourd’hui !

Le versioning c’est quoi dans une GED ?

Qu’est-ce que la GED ?

Commençons par évoquer ce qu’est la GED. Vous ne connaissez pas encore ou que peu la GED, à savoir la Gestion électronique des documents ? Alors abordons tout de suite le sujet ! Une GED est tout simplement un système numérique de gestion de documents. Elle peut être utilisée sans qu’on lui donne ce nom. Quelle que soit la  nature ou la taille d’une structure (association, entreprise, atelier d’artisan(e)…).

Imaginez simplement une bibliothèque de documents papiers en version numérique et vous aurez alors une GED ! Sachant que le rôle de la GED comme de la bibliothèque est d’offrir une gestion des documents qui soit ordonnée. Donc bien rangée ! Et où tout sera facilement accessible ! En gros, les documents relatifs à la pose des congés pour une structure ne devront logiquement pas être mélangés avec les documents de gestion de projets clients.

En somme, la GED est l’hébergement et l’organisation électronique des documents d’une structure. Espace digital où des documents de tout type seront déposés, enregistrés et conservés (qu’ils soient consultés ou non, modifiés ou non). La plupart du temps une GED à plusieurs rôles principaux. Elle permet d’archiver et conserver dans la foulée des documents d’une organisation. Quand en parallèle elle permet à des membres d’une structure de consulter rapidement et facilement ces documents. Enfin, elle permettra à ces documents d’être hébergés à un emplacement unique et d’être modifiés si besoin est.

Et c’est dans le cas où des documents d’une GED sont modifiés que le versioning peut intervenir.

Le Versioning de documents

Entrons maintenant dans le vif du sujet à savoir le fameux versioning. Son nom peut faire peur. Pourtant, il est très important pour beaucoup de membres d’une structure. En effet, le versioning est le nom qui est donné à la possibilité de créer des versions d’un document.

Prenons le cas d’un fichier Word dans lequel seront listés tous les membres d’une entreprise. L’entreprise recrute beaucoup de nouvelles personnes car elle est en plein essor. Il faudra donc venir ajouter le nom et prénom des nouvelles personnes arrivées dans la structure. Si le versioning de ce document Word est activé, alors à chaque modification, une nouvelle version du document sera créée et enregistrée. C’est ce qu’on appelle du versioning !

Versioning ou pas de versioning ?

Le versioning activé implique d’avoir de l’espace d’hébergement

Le défaut principal prêté au versioning est qu’il nécessite d’avoir de la place pour héberger les multiples versions de différents documents. Reprenons le cas du fichier Word qui liste les membres d’une entreprise. Lorsque des nouveaux noms et prénoms sont ajoutés à la liste dans le document, si le versioning est activé, alors à chaque enregistrement du document, une nouvelle version est créée. Si le document Word est modifié une première fois puis enregistré, il y aura le document dans sa première version lorsqu’il a été créé. Puis la seconde version. Le document existera donc deux fois. Cela prendra donc plus de place là où il est hébergé.

Imaginons maintenant que le document soit modifié 5 fois. Cela nous donnera la version intiale/de base du document + les 5 versions suivantes. Cela fera 6 versions du document. Cela prendra là encore plus de place qu’au départ.

C’est ce défaut du versioning qui fait que beaucoup préfèrent s’en passer. Car à l’échelle d’une grande entreprise pour laquelle des milliers de documents modifiés plusieurs fois par jours par différentes personnes, cela fera très vite des dizaines de milliers de versions de documents cumulés… Il faudra avoir un espace serveur d’hébergement très généreux !

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Opter pour un versioning limité

C’est parce que le versioning peut vite devenir trop gourmand en place et rendre la gestion documentaire très complexe et chronophage, qu’il est souvent possible et préférable d’opter pour un versioning limité.

Reprenons le cas de la liste des salarié(e)s d’une structure sur un document Word. Si le document était modifié 5 fois, nous avions alors la version de base et cinq autres versions enregistrées. Donc six versions d’un même document. La version 1 du document initial. Puis la 2, puis la 3. Puis la 4. La cinquième et enfin la sixième.

En l’occurrence, afin d’éviter un trop grand cumul de version de milliers de fichiers et leurs dizaines de versions, une limite de nombre de version peut être fixée. Par exemple, la personne qui gère la GED (gestion documentaire électronique), configurera le système/logiciel afin que seules les 3 dernières versions d’un document soient conservées.

Pour un document comme un cahier des charges sur lequel 3 chefs de projet interviennent sur plusieurs mois, il est courant d’observer une soixantaine ou une centaine de versions d’un document de 100 pages. Auquel cas, en conservant les 3 dernières versions, l’espace alloué sera ménagé et préservé. Tandis qu’il sera plus facile de retrouver la dernière version du cahier des charges !

Pas de versioning ?

Il est bien entendu possible de ne pas opter pour disposer du versioning de documents. Ce qui est assez fréquent. Auquel cas seule la dernière version d’un document est rendue disponible. Ne pas opter pour du versioning de documents dans une GED permet évidemment de gagner de la place. Cela implique en revanche que lorsqu’un document est modifié drastiquement avec par exemple suppression de 6 pages d’un fichier de 12 pages, si le document est enregistré, alors les versions précédentes d’un document plus riche ne seront plus accessibles.

Qu’est-ce que le versioning en GED ?

Le versioning est donc tout sauf un détail à prendre à la légère dans la gestion électronique documentaire d’une structure quelle qu’elle soit. Il permet de conserver des informations sur la durée, complètement ou partiellement. Il permet de décider du degré de fraîcheur qui sera conservé ou non. Il peut aussi être tout simplement désactivé ou inutilisé pour des raisons pragmatiques d’économies d’espace d’hébergement des documents ou encore pour plus de simplicité de classement de ces derniers.

Vous souhaitez en savoir plus sur la GED à savoir la gestion électronique des documents ? Cela tombe bien car il en sera question prochainement !

 

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